Собственник спрашивает: «сколько мы заработали в июне?» Бухгалтер называет одно число, менеджер по продажам — другое, а в банке лежит третье. Все трое правы, потому что считают разное.
Управленческая отчётность — это когда на такой вопрос есть один ответ, и он появляется без недельного сведения таблиц. Автоматизация отчётности убирает из этого ответа неделю ручной работы, а дашборд делает так, что за ответом не надо никого спрашивать.
Сразу разграничим, чтобы не тратить ваше время. Бухгалтерской и налоговой отчётностью мы не занимаемся — это работа бухгалтера и специальных сервисов. Здесь про отчётность для себя: деньги, прибыль, продажи, склад, — ту, которую никто не сдаёт, но по которой принимают решения.
Чем управленческая отчётность отличается от бухгалтерской
Разница не в аккуратности, а в назначении.
Бухгалтерская отчётность делается по правилам государства и для государства. Формы утверждены, сроки заданы, отступать нельзя. Она отвечает на вопрос «правильно ли вы отчитались».
Управленческая делается по вашим правилам и для вас. Формы — какие удобно, сроки — какие нужны, детализация — до отдела, товара или менеджера. Она отвечает на вопрос «что происходит с бизнесом и что делать».
Отсюда следствие, которое многих смущает при первом внедрении: числа в управленческой и бухгалтерской отчётности не совпадут, и это нормально. Момент признания выручки, отнесение расходов на период, оценка запасов — всё это в управленческом учёте считают так, как полезно для решений, а не так, как требует форма.
Три отчёта, с которых начинают
Не двадцать показателей, а три. Почти любому небольшому бизнесу их хватает на первый год.
Движение денег. Сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось и что предстоит заплатить. Отвечает на вопрос «есть ли чем платить в следующем месяце». Самый важный отчёт для тех, кто хоть раз попадал в кассовый разрыв.
Прибыли и убытки. Выручка минус расходы за период, с разбивкой по направлениям. Отвечает на вопрос «зарабатываем ли мы вообще и на чём именно».
Что кому должны. Дебиторка и кредиторка: кто не заплатил нам и кому не заплатили мы. Скучный отчёт, который чаще прочих находит деньги.
Ключевая мысль, которую стоит принять до всякой автоматизации: прибыль и деньги — разные вещи. Прибыльный бизнес разоряется от кассового разрыва, а убыточный какое-то время живёт на предоплатах. Поэтому первых двух отчётов нужно два, а не один.
Дальше добавляют операционное: дашборд по продажам с разбивкой по менеджерам и воронке, остатки и оборачиваемость, выполнение плана. Здесь же появляются KPI: дашборд KPI имеет смысл, когда показатели уже согласованы с людьми, а не назначены сверху.
Дашборд: чем отличается от отчёта
Отчёт — это документ за период. Его формируют, читают и убирают.
Дашборд — это экран, на который смотрят. Он всегда открыт, всегда свежий, и его задача не рассказать всё, а показать, что требует внимания сегодня.
Отсюда правило, которое чаще всего нарушают: дашборд для руководителя — это пять-семь показателей, а не тридцать. Панель, где всё, — это не панель, а свалка: на неё смотрят один раз из вежливости.
Разумный состав: три-четыре главных числа крупно, рядом сравнение с прошлым периодом и планом, ниже — то, что выбивается из нормы. Всё остальное — по нажатию, а не сразу на экране.
| Что нужно | Чем делают | Стоимость |
|---|---|---|
| Три-четыре числа раз в месяц | таблица, руками | 0 ₽ и день работы |
| Регулярный отчёт из одного источника | выгрузка плюс шаблон | от 60 000 ₽ |
| Дашборд из нескольких систем | панель на BI-инструменте | от 60 000 ₽ |
| Сведение данных из разных мест | хранилище плюс панель | от 150 000 ₽ |
Таблица, пока не перестанет хватать
Честный порядок такой же, как в остальных наших статьях: начинать с самого дешёвого.
Excel и Google Таблицы закрывают больше, чем принято думать. Сводная таблица, пара формул, обновление раз в неделю — и три отчёта готовы. Дашборд в Excel по продажам делается за день и стоит нисколько.
Где таблица ломается. Когда её ведут руками — она устаревает и врёт: числа за прошлый месяц уже никто не пересчитывал. Когда источников становится больше двух — сведение съедает день. Когда файл начинают править несколько человек — появляются три версии правды. И когда автор таблицы уходит в отпуск, всё останавливается.
Признак, что пора дальше: сведение отчёта занимает больше времени, чем его чтение.
На чём строят панели
Российские и открытые инструменты. Яндекс DataLens, Metabase, Apache Superset, Redash. Первый — облачный и с бесплатным тарифом, остальные ставятся на свой сервер и лицензий не требуют. Для большинства задач малого и среднего бизнеса этого достаточно.
Power BI отдельной строкой. Инструмент хороший, но Microsoft ушла с российского рынка, и покупать подписку стало сложно. Если у вас уже есть панели на нём — работать можно; начинать новое — нет. Чаще к нам приходят как раз с задачей «перенести с Power BI на что-то доступное».
Своя панель. Разработка дашборда под себя оправдана, когда показатели считаются по нестандартным правилам или панель должна жить внутри вашей системы, а не отдельным сервисом.
Откуда берутся данные
Это главная часть работы, и о ней редко думают, выбирая инструмент.
Данные обычно лежат в трёх-пяти местах: учётная система, CRM, банк, маркетплейс, таблица у финансиста. Собирают их обычно связкой по API. Чтобы показать одно число, их надо собрать, привести к общему виду и свести.
Где чаще всего застревает. Один и тот же клиент в CRM и в учёте записан по-разному. Товар называется двумя способами. Даты означают разное: в одной системе — дата отгрузки, в другой — дата оплаты. Пока такие пары не сведены, панель будет исправно показывать неправильное.
Отсюда практический вывод: половина цены отчётности — это работа с данными, а не рисование графиков. Смета, где посчитана только панель, показывает меньше половины.
Как идёт работа
1. Какие решения принимаются. Начинаем не с показателей, а с вопроса: какое решение вы примете, увидев это число. Если ответа нет, показатель не нужен, каким бы красивым он ни был.
2. Источники и сведение. Где что лежит, как связать, что считать источником правды.
3. Схема расчётов. Как именно считается каждое число — письменно. Иначе через месяц никто не вспомнит, входит ли в выручку отменённый заказ.
4. Сборка и сверка. Обязательный этап: числа на панели сверяются вручную за один закрытый период. Расхождение находится почти всегда, и лучше найти его сейчас.
5. Запуск и правки. Первый месяц панель дорабатывается — это нормально, потому что до реальных данных часть решений проверить нельзя.
Срок: простая панель из одного источника — одна-две недели, сведение нескольких систем — от трёх недель до полутора месяцев.
Почему панели перестают смотреть
Раздел, который стоит прочитать до заказа: неоткрываемый дашборд — самый частый исход.
Показывает всё сразу. Тридцать графиков, взгляд не цепляется ни за что. Лечится жёстко: убрать до пяти-семи и добавить только то, без чего действительно нельзя.
Числа не сходятся с тем, что человек считает в уме. Один раз не сошлось — доверие потеряно навсегда. Поэтому сверка за закрытый период обязательна, а правила расчёта должны быть записаны и понятны.
За числом не стоит действие. Показатель, на который нельзя повлиять, — украшение. Если продажи упали, но панель не говорит, у какого менеджера и по какому направлению, смотреть на неё незачем.
Обновляется реже, чем принимаются решения. Панель раз в неделю для того, кто решает ежедневно, бесполезна.
Никто не отвечает за данные. Источник поменялся, выгрузка перестала приходить, панель показывает прошлый месяц — и об этом узнают через три недели. Панель, как и любая автоматизация, должна уметь пожаловаться.
Когда это не нужно
Бизнес помещается в голову. Три сотрудника, десять сделок в месяц — таблица честнее панели.
Решения принимаются не по числам. Если фактически всё решает интуиция собственника, дашборд станет украшением кабинета.
Данных нет. Нельзя построить отчётность по продажам, если сделки никто не фиксирует. Сначала учёт, потом отчётность о нём.
Нужен один отчёт раз в квартал. Дешевле собрать руками.
Сколько у нас
Отчётность и панели управления — от 60 000 ₽. Цена из прайса на этом сайте, там же остальное — смотреть весь список.
Что входит: разбор решений и показателей, схема расчётов, сбор данных из источников, разработка дашборда, сверка за закрытый период и обучение. Автоматизация отчётности и панель обычно делаются вместе — по отдельности они дают половину пользы. Что не входит: наведение порядка в учёте, лицензии сторонних сервисов и бухгалтерская отчётность — ею мы не занимаемся.
Разбор задачи бесплатный, до пяти рабочих дней. На нём мы задаём неудобный вопрос: какое решение вы примете, увидев каждое из этих чисел. Половина показателей обычно отпадает на этом же разговоре, и это экономит вам деньги ещё до начала работы.
Если окажется, что задача решается сводной таблицей и выгрузкой раз в неделю, так и скажем.
С чего начать разговор. Пришлите структуру двух-трёх таблиц, из которых сейчас собираете отчёт. Покажем, как их связать и что из этого выйдет на панели.
Позвонить: +7 911 375-22-55. Написать: hello@syntrolab.ru. Telegram: @SyntroLab_Bot — сообщение примет бот, ответит человек.
Коротко
- Постановка управленческой отчётности начинается с вопроса, какое решение вы примете, увидев число.
- Управленческая отчётность делается по вашим правилам и для вас; бухгалтерская — по правилам государства и для него. Числа в них не совпадут, и это нормально.
- Начинают с трёх отчётов: движение денег, прибыли и убытки, кто кому должен. Прибыль и деньги — разные вещи.
- Отчёт читают, на дашборд смотрят. На панели руководителя должно быть пять-семь показателей, а не тридцать.
- Таблицы хватает дольше, чем кажется. Пора дальше, когда сведение отчёта занимает больше времени, чем его чтение.
- Строят на DataLens, Metabase, Superset, Redash. Power BI сейчас чаще переносят, чем внедряют.
- Половина цены — работа с данными, а не рисование графиков.
- Панель перестают смотреть, когда на ней всё сразу, числа не сходятся или за ними не стоит действие.